2 de Febrero 2025
Use este dashboard como referencia diaria: qué estamos haciendo, qué sigue, qué requiere su aprobación y dónde está cada documento. Si algo no está aquí, no cuenta como “pendiente”.
Indice
→ 2) Conceptos Básicos de los Servicios de Factory Market
→ 3) Propuesta Económica
→ 4) Plan de Ejecución
→ 5) Diagnóstico Inicial (tomar el quiz)
→ 6) Plan de Trabajo
→ 7) Calendario Mensual
→ 8) Archivo oficial del proyecto
El objetivo es centralizar la compra, el pago y la facturación en ShopShop, y dejar una operación ordenada que permita escalar sin depender del dueño para cada decisión.
El resultado esperado es un canal digital sólido, con atención y seguimiento consistentes, reportes claros y una operación lista para operar y crecer con control.
Esta guía explica cómo se aprueban entregables, cómo se reportan cambios, qué información necesitamos de su equipo y cómo medimos avance. Verla ahora evita retrabajos y atrasos.
Wekome Store CR y Smart Zone Costa Rica comparten un problema estructural de fragmentación operativa en su operación digital. Hoy el catálogo, la atención, los pedidos, la comunicación y las tareas comerciales se resuelven por partes (dominios, canales y flujos separados), lo que incrementa la carga diaria, crea dependencia de personas clave y vuelve difícil sostener el crecimiento sin fricción. En el caso de Wekome, además, la experiencia digital muestra señales de dispersión entre propiedades web y módulos operativos; en Smart Zone, el flujo digital existe, pero requiere más control unificado para escalar con orden.
Durante la primera conversación, el dueño identificó valor inmediato al reconocer que el principal dolor no es “tener una tienda online”, sino coordinar y controlar todas las piezas que intervienen en el e-commerce: catálogo correcto, disponibilidad, precios, comprobantes, estados de pedido, atención y seguimiento. Por esa razón, el caso se canaliza hacia el equipo operativo, dejando claro que no hay tiempo para manejar múltiples frentes ni sostener herramientas aisladas; necesitan delegar la gestión completa con un sistema que reduzca la fricción y mantenga continuidad.
El cliente manifestó la necesidad de ordenar y centralizar su comunicación y su operación comercial digital. Se requiere acompañamiento en redes y habilitación/uso estratégico de LinkedIn, pero, sobre todo, integrar esos frentes dentro de una lógica única que conecte captación → conversión → postventa. El trabajo central es pasar de una operación dispersa —con productos, comunicación y cumplimiento funcionando de forma aislada— a un modelo unificado con ShopShop como motor transaccional, complementado por dos landing pages (una por marca) que redireccionen a ShopShop, logrando control, delegación y escalamiento con menor dependencia del día a día del equipo.
Resumen — Primer Trimestre (Meses 1–3)
Diseño del flujo operativo completo de pedidos (cobertura, tiempos de respuesta y el paso a paso: Recepción → Preparación → Entrega → Cierre).
Estructura comercial B2C y B2B desde el inicio: segmentación, listas de precios diferenciadas y reglas de descuento estandarizadas.
Integración transaccional para operar ventas reales: mapeo de catálogo, pasarelas de pago, facturación automatizada y mensajería transaccional de confirmación/estado.
CRM y comunicación unificada: configuración de GoHighLevel para captación y pipeline, con WhatsApp/Email/Push según aplique.
Atención y control de conversaciones (para no “quemar” el canal): centralización en bandejas y trazabilidad de conversaciones (idealmente en CRM).
Medición mínima viable y tablero gerencial base: GA4, Search Console, GTM, UTMs y tablero Looker para control semanal.
Gestión integral del proyecto: coordinación, dependencias, control de avance y rutina semanal de decisiones.
Documentación y estandarización operativa inicial: reglas de negocio, procedimientos base, y checklist de “listo para escalar”.
Operación digital del backoffice para que el canal funcione sin estar apagando fuegos a diario.
Redes sociales (gestión de medios existentes) + arranque de LinkedIn como canal de posicionamiento y prospección (orden, rutina y ejecución).
Ventas y vendedores (base del trimestre): dejarlos operando con pipeline, seguimiento y orden comercial desde CRM; y preparar el terreno para la capacitación formal de ventas en la siguiente etapa.
Salida concreta al cierre del Mes 3
Canal digital operativo con pagos + facturación funcionando, flujo de compra B2C/B2B por producto, reglas documentadas y tablero base con checklist de escalamiento
5) Plan Emprende – $1900 por Marca
ETAPA 1 (Meses 1–3) — Habilitación y control operativo
Objetivo: activar la capacidad de venta y cumplimiento con un sistema mínimo, ordenado y medible.
Construcción técnica y operativa
- Fundaciones operativas: definición de cobertura, tiempos de respuesta y flujo de pedidos:
Recepción → Preparación → Entrega → Cierre - Estructura comercial dual (B2B/B2C): segmentación de clientes, listas de precios diferenciadas y reglas de descuento estandarizadas.
- Integración transaccional: mapeo de catálogo, configuración de pasarelas, facturación automatizada y mensajería transaccional (confirmación y estado de pedido).
- Omnicanalidad + CRM: comunicación unificada (WhatsApp, Push, Email) en ShopShop y configuración de GoHighLevel para captación y pipeline extendido.
- Seguimiento y capacitación: tableros básicos + rutina semanal de decisiones y control operativo.
- Redes Socieles y Comunicación: artes, posts, copy, calendarización.
- 2 Landing Pages: Animados de un slide.
Servicios incluidos (enfoque estratégico)
- Consultoría comercial aplicada (aterrizada a la operación real).
- Gestión integral del proyecto (coordinación, dependencias, control de avance).
- Control de indicadores operativos iniciales.
Entregables de salida (al Mes 3)
- Canal digital operativo (2 tiendas, pagos y facturación funcionando).
- Flujo de compra directo por producto para B2C y B2B.
- Reglas de negocio y segmentación documentadas.
Tablero de control base + checklist “listo para escalar”.
Comisiones de Transacción del Modelo Marketplace
ShopShop Market: 10% (calzar con negociación o con el plan elegido)
Fast Delivery: $1
ShopShop CRM: $47/Mes
Payment Gateway: 4.9%
Manejo y Nacionalización de fondos: 2%
SLA — Primeros 3 Meses (Onboarding + Implementación Inicial)
Vigencia: Mes 1 a Mes 3 desde la fecha de inicio del servicio.
Objetivo del SLA: establecer tiempos de respuesta, niveles de servicio, cadencias de ejecución y responsabilidades mínimas para operar el trimestre sin fricción.
1) Horario de servicio y canales oficiales
Horario estándar (soporte y coordinación):
- Lunes a viernes: 8:00 a.m. – 5:00 p.m. (hora Costa Rica)
- Sábados: 9:00 a.m. – 12:00 p.m. (solo incidencias operativas activas, si aplica)
- Domingos y feriados: no operativo, salvo contingencias críticas pactadas
Canales oficiales:
- WhatsApp (operativo rápido): coordinación y bloqueos urgentes
- Correo (formal): aprobaciones, cambios, decisiones, entregables
- Tablero de trabajo (tareas): solicitudes, estado, responsables, fechas
- Reunión semanal: decisiones y priorización
Solicitudes por canales no oficiales o en mensajes dispersos no se consideran “registradas” hasta que queden en el tablero o correo.
2) Niveles de severidad (incidencias) y tiempos objetivo
| Severidad | Definición | Ejemplos | Tiempo de respuesta | Tiempo objetivo de contención | Tiempo objetivo de resolución* |
|---|---|---|---|---|---|
| S1 Crítica | Canal detenido o cobro/checkout caído | pagos fallando, tienda caída, no se confirman pedidos | ≤ 60 min (horario laboral) | ≤ 4 h | ≤ 24 h |
| S2 Alta | Canal operativo con impacto relevante | precios erróneos masivos, inventario bloqueando ventas, errores en entrega | ≤ 4 h | ≤ 24 h | ≤ 3 días hábiles |
| S3 Media | Incidencia parcial o puntual | producto mal categorizado, copy/foto incorrecta, regla menor | ≤ 1 día hábil | ≤ 3 días hábiles | ≤ 7 días hábiles |
| S4 Baja | Mejora o ajuste no urgente | mejoras visuales, ajustes menores de UX, requests de optimización | ≤ 2 días hábiles | N/A | según sprint/prioridad |
* Los tiempos de resolución pueden variar si existen dependencias externas (proveedor de pagos, hosting, integraciones, accesos, aprobaciones del cliente).
3) Tiempos de atención por tipo de solicitud
Solicitudes operativas (día a día):
- Respuesta: según severidad (tabla anterior)
- Registro obligatorio: tablero de trabajo
Solicitudes de cambio (cambios que afectan flujo, precios, catálogo, reglas):
- Confirmación de recepción: ≤ 1 día hábil
- Evaluación y propuesta de ejecución: ≤ 3 días hábiles
- Ejecución: entra a sprint según prioridad y dependencia
Solicitudes de contenido y comunicación (medios):
- Respuesta: ≤ 1 día hábil
- Producción y publicación: según parrilla del trimestre y aprobaciones
4) Cadencia de ejecución y entregables del trimestre
Ritmo mínimo de operación:
- 1 reunión semanal (30–60 min): priorización, bloqueos, decisiones
- 1 actualización semanal por escrito: estado, próximos pasos, pendientes del cliente
- 1 reporte mensual: avance, métricas base, incidencias, backlog priorizado
Ventanas de cambios (para evitar desorden):
- Cambios estructurales (catálogo, reglas, precios): se ejecutan en ventana acordada 1–2 veces por semana.
- Cambios críticos (S1): se atienden de inmediato dentro de horario.
5) Aprobaciones y tiempos del cliente (condición de SLA)
Para sostener los tiempos anteriores, el cliente debe cumplir estos tiempos de respuesta:
| Insumo/Requerimiento | Tiempo objetivo del cliente |
|---|---|
| Entregar accesos (tienda, pagos, redes, dominios, etc.) | ≤ 48 h desde solicitud |
| Aprobar piezas (copys, creativos, estructura) | ≤ 48 h |
| Validar cambios sensibles (precios, reglas, políticas) | ≤ 72 h |
| Resolver preguntas comerciales (listas B2B/B2C, descuentos, cobertura) | ≤ 72 h |
Si el cliente no responde dentro de estos tiempos, los plazos del SLA se ajustan en proporción al atraso.
6) Responsabilidades mínimas de cada parte
Nosotros (Factory Market):
- Ejecutar la operación del trimestre con control de cambios
- Mantener trazabilidad en tablero y reportes
- Proponer priorización y alertar riesgos
- Contener incidencias según severidad
Cliente (H5/Ofi):
- Proveer accesos y permisos completos
- Aprobar a tiempo y nombrar un responsable de decisiones
- Confirmar información comercial sensible (precios, promociones, políticas)
- Cumplir reglas de cambio (no alterar catálogo/reglas por fuera sin avisar)
7) Escalamiento
Ruta de escalamiento (cuando no se resuelve en tiempo objetivo):
- Operación / Coordinación (primer nivel)
- Líder de proyecto (segundo nivel)
- Dirección (tercer nivel, decisiones y cambios de alcance)
Condición: escalamiento aplica solo si la solicitud está registrada y cuenta con accesos/aprobación.
8) Exclusiones del SLA (para evitar malentendidos)
Este SLA no garantiza tiempos de resolución cuando el bloqueo proviene de:
- caídas o fallas del proveedor (pagos, hosting, APIs externas)
- falta de acceso, permisos o credenciales
- cambios realizados por terceros sin coordinación
- decisiones pendientes o aprobaciones atrasadas
- solicitudes fuera del horario estándar (salvo S1 previamente pactado)
9) Indicadores de cumplimiento del trimestre (KPI de servicio)
- % incidencias atendidas dentro del tiempo de respuesta por severidad
- % bloqueos por falta de acceso/aprobación
- tiempo promedio de resolución S1/S2
- cumplimiento de cadencia: reunión semanal + actualización semanal + reporte mensual
Una vez realizada la primera reunión acordamos los alcances y los dejamos acá por escrito.
Checklist Comparativo
| Ítem | $1,500 Estrategia + Estructura + Operación mínima | $1,900 Incluye paquete de producción orgánica | $3,000 Incluye automatización + growth |
|---|---|---|---|
| Diagnóstico | ✅ | ✅ | ✅ |
| Plan inicial | ✅ | ✅ | ✅ |
| Sesiones semanales | ✅ | ✅ | ✅ |
| Digitalización catálogo básico | ✅ | ✅ | ✅ |
| Digitalización catálogo brand | — | ✅ | ✅ |
| Digitalización catálogo PYMES | — | — | ✅ |
| Creación de herramientas | + (1 simple) | + (2) | ✅ |
| Context base empresarial | básica | ampliada | completa |
| Consultoría libro de marca | — | ✅ | ✅ |
| Consultoría documentos internos | — | (limitado) | ✅ |
| Consultoría análisis de data | — | + | ✅ |
| Creación de GPT | — | + | ✅ |
| Cuenta ShopShop | Básica | PYMES | PRO |
| Manejo de redes | + | ✅ | ✅ |
| Set up web + landing | básico | mejorado | + tracking |
| CRM y automatizaciones | básico | medio | avanzado |
En esta sección llevaremos el inventario de las herramientas extra por desarrollar en las diferentes etapas, según solicitud y aprovación del cliente.
Si no ha hecho aun el diagnóstico, hágalo ahora
- Hallazgos clave (lo que hoy frena ventas y control)
- Oportunidades inmediatas (impacto rápido)
- Acciones recomendadas (qué se hace primero y por qué)
Estas son las tareas del contrato, ordenadas por área. Cada ítem avanza por estados: Pendiente → En curso → En revisión → Aprobado. Si un ítem depende de información del cliente, aparecerá marcado como Requiere insumo.
Consultoría - Tareas Mes 1
Si necesita reprogramar, indíquelo con al menos 24 horas de anticipación para no perder el ritmo mesual.
Última actualización: 2 Feb 2025
A continuación se resumen los capítulos clave de la propuesta: contexto y desafío, panorama de H5 Hair Care, el programa escalonado ShopShop, la propuesta de valor, los principios de ejecución y la metodología de trabajo. La idea es que se entienda rápido qué haremos, cómo lo haremos y cómo se medirá.
Cómo trabajamos (en la práctica):
- Sesión semanal de coordinación y ejecución: priorización, avances, bloqueos, decisiones y próximos entregables.
- Checklist de implementación y escalamiento: por etapa, con responsables y criterios de “listo para operar”.
- Documentación continua: reglas de negocio, procedimientos, guías y scripts (ventas/soporte).
- Tableros de control: desde básicos (Etapa 1) hasta rentabilidad/margen (Etapa 3).
- Manejo Completo de Operación Digital: desde básicos Etapa 1 hasta Etapa 3.
Capacitación al equipo: entrenamiento de campo sobre flujos reales, excepciones y atención al cliente.
ShopShop Market
Catálogo, pedidos y operación diaria. Cómo vender y administrar sin enredo.
Fast Delivery Market
Entregas, asignación y seguimiento. Cómo mantener tiempos y trazabilidad.
ShopShop CRM
Clientes, mensajes y campañas. Cómo dar seguimiento y aumentar recompra.
9) Archivo oficial del proyecto (entregables y enlaces)
- Solicitudes y cambios: siempre por este dashboard (para trazabilidad).
- Aprobaciones: se confirman por escrito y quedan asociadas al entregable.
- Versiones: se mantiene historial para evitar confusiones.
Cliente
Wekome & Smart Zone
Categoría
Productos electrónicos para móviles
Tags
Por definir
URLs del Proyecto
Links y Descargables
Por definir
